SQUADRAI Cloud wird betrieben von SQUADRAI, Inhaber Sam Squillacioti, Drosselweg 28, 71397 Leutenbach, Deutschland, E-Mail hello@squadrai.com, Telefon +49 711 93965178 (im Folgenden "wir").
Die Cloud richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von Paragraf 14 BGB, also an Betriebe, Selbständige und Freiberufler, die sie für ihre gewerbliche oder berufliche Tätigkeit nutzen. Verbraucher können die Cloud nicht nutzen. Mit der Registrierung bestätigt der Kunde, dass er Unternehmer ist.
Diese Bedingungen gelten für alle Verträge über die Nutzung der Cloud. Abweichende Bedingungen des Kunden gelten nur, wenn wir ihnen schriftlich zugestimmt haben.
SQUADRAI Cloud ist eine Software, die über das Internet genutzt wird. Sie hilft Betrieben, Kunden, Aufträge, Belege, Nachrichten, Termine und Serviceeinsätze an einer Stelle zu führen. Dazu gehört eine digitale Assistentin, die Texte vorschlägt, Nachrichten einordnet und Fragen beantwortet.
Die Assistentin ist eine Maschine und sagt das auch. Was sie vorschlägt, ist ein Vorschlag. Sie ersetzt keine Beratung durch einen Steuerberater, Anwalt oder eine andere Fachperson, und der Kunde entscheidet selbst, was er davon übernimmt. Nichts, was die Cloud errechnet oder vorschlägt, ist eine Rechts- oder Steuerberatung.
Welche Funktionen zu welchem Paket gehören, steht auf der Preisseite unter https://squadrai.de. Wir entwickeln die Cloud weiter. Funktionen können hinzukommen, sich ändern oder, mit einer Ankündigung von mindestens drei Monaten, wegfallen.
Der Kunde registriert sich mit seiner E-Mail-Adresse oder über ein Konto bei Google oder Microsoft und legt einen Betrieb an. Mit dem Haken bei diesen Bedingungen und dem Anlegen des Betriebs kommt der Vertrag über den Probezugang zustande.
Ein Vertrag über ein kostenpflichtiges Paket kommt erst zustande, wenn der Kunde ein Paket bestellt und wir die Bestellung bestätigen. Ohne Bestellung entsteht keine Zahlungspflicht.
Jeder neue Betrieb beginnt mit einem Probezugang von 30 Tagen. In dieser Zeit stehen alle Funktionen des größten Pakets kostenlos zur Verfügung. Eine Zahlungsart wird dafür nicht abgefragt.
Der Probezugang verlängert sich nicht von allein und geht nicht von allein in einen kostenpflichtigen Vertrag über. Nach 30 Tagen wird der Betrieb gesperrt: Alles, was der Kunde eingetragen hat, bleibt sichtbar, es kann aber nichts mehr geändert oder hinzugefügt werden. Zum Weiterarbeiten bestellt der Kunde ein Paket.
Im Probezugang gehen aus der Cloud keine Nachrichten an Dritte hinaus. Mails, Briefe oder Nachrichten an Kunden des Kunden werden vorbereitet, aber nicht versendet. Das schützt den Kunden davor, dass während des Ausprobierens etwas an echte Empfänger geht.
Der Probezugang kann in den ersten 30 Tagen mit Beispieldaten befüllt sein, damit der Kunde sieht, wie die Cloud im Betrieb aussieht. Die Beispiele sind als solche gekennzeichnet und lassen sich mit einem Klick entfernen.
Belege, die im Probezugang gestellt werden, sind keine Rechnungen. Sie tragen den Vermerk "Probe, keine Rechnung" und eine eigene Nummer mit dem Vorsatz PROBE, eine E-Rechnung entsteht dazu nicht. Mit der Bestellung eines Pakets entfernen wir sie, und die Nummern der echten Belege beginnen von vorn.
Die Preise der Pakete stehen auf der Preisseite. Sie gelten je Betrieb und Monat, zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer. Zusätzliche Nutzer oder Zusatzmodule werden gesondert ausgewiesen. Ein Zusatzmodul wird auf Anfrage freigeschaltet, kostet den Preis laut Preisliste und ist wie das Paket monatlich kündbar. Ein Zusatzmodul mit eigenem Minutenkontingent, etwa Sarah mit Gesicht, endet für den Monat, wenn das Kontingent verbraucht ist; Sarah spricht dann ohne Bild weiter, berechnet wird darüber nichts.
Die Zahlung ist monatlich im Voraus fällig, per SEPA-Lastschrift. Der Kunde erteilt uns dafür bei der Bestellung ein Lastschriftmandat; die Vorabankündigung der Lastschrift verkürzen wir auf einen Tag. Auf Wunsch stellen wir stattdessen eine Rechnung, die der Kunde innerhalb von sieben Tagen überweist. Solange es keine Zahlung über die Cloud selbst gibt, gilt der zweite Weg.
Richten wir den Betrieb auf Wunsch des Kunden ein, also übernehmen oder beschaffen wir eine Rufnummer, holen Daten aus seinem bisherigen Programm und weisen ihn ein, berechnen wir dafür einmalig die auf der Preisseite genannte Einrichtungspauschale. Wer seinen Betrieb selbst im Probezugang einrichtet, zahlt dafür nichts.
Preisänderungen kündigen wir mindestens sechs Wochen vor dem Monat an, ab dem sie gelten, in Textform. Der Kunde kann in diesem Fall bis zum Wirksamwerden der Änderung zu diesem Zeitpunkt kündigen; darauf weisen wir in der Ankündigung hin. Eine Erhöhung begründen wir mit gestiegenen Kosten, etwa für die KI-Dienste, die Telefonie oder den Betrieb der Server, und sie bleibt im Verhältnis zu diesen Kosten.
Ein kostenpflichtiges Paket läuft einen Monat und verlängert sich jeweils um einen weiteren Monat, wenn es nicht bis zum Ende des laufenden Monats gekündigt wird. Die Kündigung ist formlos möglich, eine Mail an hello@squadrai.com genügt.
Wir können den Vertrag mit einer Frist von drei Monaten zum Monatsende kündigen. Das Recht beider Seiten, aus wichtigem Grund fristlos zu kündigen, bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für uns insbesondere vor, wenn der Kunde mit zwei Monatszahlungen in Verzug ist oder die Cloud für rechtswidrige Zwecke nutzt.
Nach dem Ende des Probezugangs ohne Bestellung bleibt der Betrieb 90 Tage gesperrt bestehen. In dieser Zeit kann der Kunde ein Paket bestellen oder einen Export seiner Daten anfordern. Danach löschen wir den Betrieb mit allen Daten vollständig, 14 Tage vorher weisen wir per Mail darauf hin. Aufzubewahren gibt es hier nichts, denn im Probezugang entstehen keine Rechnungen.
Nach dem Ende eines kostenpflichtigen Vertrags wird der Betrieb archiviert. Alles bleibt lesbar, es lässt sich aber nichts mehr ändern, und aus der Cloud geht nichts mehr hinaus. Der Kunde bekommt einen vollständigen Export seiner Daten: alle Tabellen, die Originale seiner Belege, so wie sie hinausgingen, die Dateien, wie sie ankamen, das Protokoll der Änderungen und eine Liste mit Prüfsummen. Den Export kann der Kunde jederzeit selbst in der Cloud herunterladen; auf Wunsch schicken wir ihn per Mail.
Der Kunde ist selbst verpflichtet, seine Rechnungen und Belege aufzubewahren, in der Regel acht Jahre, Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre. Deshalb löschen wir einen Betrieb mit Belegen erst, wenn der Kunde den Empfang des vollständigen Exports bestätigt hat, in der Cloud oder per Mail. Bis dahin bleibt der Betrieb archiviert und gesperrt, längstens bis zum Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist; danach löschen wir ihn auch ohne Bestätigung, 14 Tage vorher weisen wir per Mail darauf hin.
Darüber hinaus bleibt der archivierte Betrieb bis zum Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist bei uns lesbar und exportierbar, ohne weitere Gebühr. Die Aufbewahrungspflicht selbst bleibt beim Kunden; wir halten ihm dafür seine Belege zugänglich.
Gesetzliche Aufbewahrungspflichten, die uns selbst treffen, etwa für Rechnungen an den Kunden, bleiben von alldem unberührt.
Wechselt der Kunde in ein kleineres Paket oder kündigt er ein Zusatzmodul, auch beim Übergang vom Probezugang in ein Paket, bleiben die Daten der nicht mehr gebuchten Module lesbar und exportierbar. Neue Einträge lassen sich dort nicht mehr anlegen. Gelöscht wird nichts.
Der Kunde hält seine Zugangsdaten geheim und gibt sie nicht weiter. Mitarbeiter bekommen eigene Zugänge über eine Einladung. Für alles, was über einen Zugang des Kunden geschieht, ist der Kunde verantwortlich, solange er nicht nachweist, dass er den Missbrauch nicht zu vertreten hat.
Der Kunde trägt nur Daten ein, die er eintragen darf. Für die Daten seiner Kunden, Mitarbeiter und Geschäftspartner ist er Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Wir verarbeiten diese Daten in seinem Auftrag auf Grundlage des Auftragsverarbeitungsvertrags, der mit diesen Bedingungen geschlossen wird.
Zugänge zu fremden Diensten, die der Kunde in der Cloud hinterlegt, etwa zu seinem Postfach oder Kalender, hinterlegt er nur, wenn er dazu berechtigt ist. Wir speichern sie verschlüsselt und zeigen sie niemandem an, auch uns nicht.
Der Kunde nutzt die Cloud nicht für rechtswidrige Inhalte, nicht für unerwünschte Werbung und nicht, um die Systeme zu überlasten oder auszuforschen.
Wir bemühen uns um eine durchgehende Verfügbarkeit, sichern die Daten täglich und beheben Störungen so schnell, wie es uns möglich ist. Eine bestimmte Verfügbarkeit sagen wir nicht zu. Wartungsarbeiten kündigen wir, wenn es geht, vorher an und legen sie in Zeiten mit wenig Betrieb.
Für Dienste Dritter, die der Kunde anbindet, etwa Google, Microsoft, seinen Mailanbieter oder einen Zahlungsdienst, übernehmen wir keine Verantwortung. Fällt ein solcher Dienst aus oder ändert er seine Bedingungen, ist das kein Mangel der Cloud.
Wir haften unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sowie für Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit.
Bei leichter Fahrlässigkeit haften wir nur, wenn eine Pflicht verletzt wird, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde vertrauen darf. In diesem Fall ist die Haftung auf den Schaden begrenzt, der bei Vertragsschluss vorhersehbar und typisch war, höchstens jedoch auf die Summe der Vergütung der letzten zwölf Monate.
Für den Verlust von Daten haften wir nur in dem Umfang, der auch bei einer ordnungsgemäßen täglichen Sicherung durch den Kunden entstanden wäre. Der Kunde ist gehalten, seine Daten in angemessenen Abständen selbst zu exportieren.
Für Vorschläge der digitalen Assistentin haften wir nicht, soweit der Kunde sie ohne eigene Prüfung übernimmt. Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt.
Wie wir mit personenbezogenen Daten umgehen, steht in der Datenschutzerklärung für SQUADRAI Cloud. Für die Daten, die der Kunde über Dritte einträgt, gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag. Beide Dokumente sind Teil dieses Vertrags.
Wir können diese Bedingungen ändern, wenn das aus rechtlichen Gründen nötig ist oder sich die Cloud weiterentwickelt. Eine neue Fassung zeigen wir dem Kunden beim nächsten Anmelden mit dem Datum der Fassung. Der Kunde stimmt ihr zu oder kündigt. Nutzt er die Cloud nach einer angemessenen Frist von mindestens vier Wochen weiter, ohne zu widersprechen, gilt die neue Fassung. Darauf weisen wir bei der Anzeige ausdrücklich hin.
Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Vertragssprache ist Deutsch. Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist Stuttgart, soweit der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.
Sollte eine Bestimmung dieser Bedingungen unwirksam sein, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt die gesetzliche Regelung.
Fassung: 2026-10-06
Stand: Entwurf, die Prüfung durch einen Anwalt steht aus.