Diese Erklärung sagt, was mit personenbezogenen Daten geschieht, wenn jemand SQUADRAI Cloud unter https://cloud.squadrai.de nutzt. Für die Webseite https://squadrai.de gilt eine eigene Erklärung.
SQUADRAI, Inhaber Sam Squillacioti, Drosselweg 28, 71397 Leutenbach, Deutschland. E-Mail hello@squadrai.com, Telefon +49 711 93965178.
Für die Daten der Menschen, die sich in der Cloud anmelden und sie bedienen, sind wir Verantwortlicher. Darum geht es in dieser Erklärung.
Für die Daten, die ein Betrieb über seine Kunden, Mitarbeiter und Geschäftspartner in der Cloud einträgt, ist der Betrieb Verantwortlicher und wir sind Auftragsverarbeiter. Dafür gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag, der mit den Geschäftsbedingungen geschlossen wird. Wer wissen will, was ein Betrieb über ihn gespeichert hat, wendet sich an diesen Betrieb.
Wir speichern die E-Mail-Adresse, ein Abbild des Passworts, aus dem sich das Passwort nicht zurückrechnen lässt, den Zeitpunkt der Registrierung und ob die Adresse bestätigt wurde. Grundlage ist der Vertrag (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO).
Wer sich mit einem Konto bei Google oder Microsoft anmeldet, wird dorthin weitergeleitet und meldet sich dort an. Wir bekommen vom Anbieter nur, was für die Anmeldung nötig ist: eine Kennung des Kontos, die E-Mail-Adresse, ob der Anbieter sie bestätigt hat, und den angezeigten Namen. Ein Passwort des Kontos sehen wir nie. Wir speichern die Kennung, damit die Anmeldung beim nächsten Mal wiedererkannt wird. Grundlage ist der Vertrag (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO). Was Google oder Microsoft bei der Anmeldung selbst verarbeiten, steht in deren Datenschutzerklärungen.
Ein Betrieb kann sein Postfach, seinen Kalender oder seine Kontakte bei Google oder Microsoft anbinden, damit die Cloud Nachrichten holt und Termine zeigt. Dafür erteilt der Betrieb beim Anbieter eine Freigabe, die er jederzeit dort oder in der Cloud widerrufen kann. Die Zugangsschlüssel speichern wir verschlüsselt und zeigen sie niemandem an. Die geholten Nachrichten und Termine verarbeiten wir im Auftrag des Betriebs.
Nach der Anmeldung setzen wir ein Cookie mit einem zufälligen Sitzungsschlüssel. Es ist technisch nötig und enthält keine Daten über die Person. Es gilt, solange die Person arbeitet, und läuft nach acht Stunden ohne Nutzung ab. Andere Cookies setzen wir nicht. Einstellungen wie das gewählte Farbschema speichert der Browser bei sich.
Wir speichern, wann welche Person welcher Fassung der Geschäftsbedingungen, dieser Erklärung und des Auftragsverarbeitungsvertrags zugestimmt hat, zusammen mit der IP-Adresse, von der die Zustimmung kam. Das ist unser Nachweis (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c und f DSGVO).
Beim Aufruf überträgt der Browser technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browserkennung. Sie stehen in Protokollen, die wir zur Fehlersuche und zum Schutz vor Angriffen brauchen (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO) und nach 14 Tagen löschen.
Wir schicken Mails, die zur Nutzung gehören: die Bestätigung der Adresse, die Begrüßung, Hinweise auf das Ende des Probezugangs und auf eine anstehende Löschung. Werbung schicken wir nur mit Einwilligung, und jede solche Mail lässt sich mit einem Klick abbestellen.
Die Cloud enthält eine Assistentin, die Texte vorschlägt, Nachrichten einordnet und Fragen beantwortet. Sie nutzt ein Sprachmodell von Anthropic, PBC, San Francisco, USA. An den Anbieter geht nur, was für die jeweilige Frage nötig ist: der eingegebene Text und die dazu passenden Daten aus dem Betrieb. Der Anbieter verwendet die Daten nach seinen vertraglichen Zusagen nicht zum Training seiner Modelle. Die Übermittlung in die USA stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission zum EU-US Data Privacy Framework, dem der Anbieter beigetreten ist, hilfsweise auf Standardvertragsklauseln. Die Assistentin ist eine Maschine und sagt das. Sie trifft keine Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung für die Person.
Wer mit der Assistentin spricht statt schreibt, nutzt zusätzlich Spracherkennung und Sprachausgabe von OpenAI Ireland Ltd, Dublin, Irland, über dessen europäischen Zugang. Wer sie mit Gesicht nutzt, nutzt zusätzlich Anam AI Ltd, Dublin, Irland; dieser Anbieter erhält nur die Stimme der Assistentin, um ihr Gesicht zu bewegen, nie Stimme oder Bild der Person. Beide Anbieter verarbeiten die Daten in unserem Auftrag. Geben sie Daten in die USA weiter, stützt sich das auf Standardvertragsklauseln.
Die Cloud läuft auf Servern von Hostinger International Ltd., 61 Lordou Vironos Street, 6023 Larnaca, Zypern, mit Serverstandort Frankfurt am Main, Deutschland. Der Anbieter verarbeitet die Daten in unserem Auftrag auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO. Eine Übermittlung in ein Drittland findet durch das Hosting nicht statt.
Die Daten eines Zugangs speichern wir, solange der Zugang besteht. Ein Betrieb bleibt nach dem Ende des Probezugangs ohne Bestellung 90 Tage gesperrt bestehen, damit er ein Paket bestellen oder einen Export seiner Daten anfordern kann; danach löschen wir ihn mit allen Daten vollständig, 14 Tage vorher weisen wir per Mail darauf hin. Nach dem Ende eines kostenpflichtigen Vertrags wird der Betrieb archiviert und gelöscht, sobald er den Empfang seines vollständigen Exports bestätigt hat, spätestens mit dem Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist für seine Belege (in der Regel acht, für Bücher zehn Jahre). Hat er ein Archiv gebucht, bleibt er bis dahin bestehen.
Der Nachweis der Zustimmung zu den Bedingungen und Rechnungsdaten bleiben so lange, wie das Gesetz es verlangt, in der Regel sechs beziehungsweise zehn Jahre. Serverprotokolle löschen wir nach 14 Tagen. Die Kontaktdaten eines Interessenten, der einen Probezugang angelegt hat, dürfen wir für die eigene Kundenbetreuung weiter speichern (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO), bis die Person widerspricht.
An Google oder Microsoft, wenn die Person sich dort anmeldet oder einen Dienst anbindet. An Anthropic, wenn die Assistentin genutzt wird, an OpenAI, wenn mit ihr gesprochen wird, und an Anam, wenn sie mit Gesicht genutzt wird. An weitere Anbieter wie Twilio nur, wenn der Betrieb sie selbst mit eigenem Zugang anbindet. An Hostinger als Betreiber der Server. An einen Mailanbieter für den Versand unserer Mails. Sonst an niemanden, es sei denn, ein Gesetz verpflichtet uns dazu.
Jede Person hat das Recht auf Auskunft über ihre Daten, auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung, auf Datenübertragbarkeit und auf Widerspruch gegen eine Verarbeitung, die sich auf ein berechtigtes Interesse stützt. Eine erteilte Einwilligung lässt sich jederzeit widerrufen, ohne dass die bisherige Verarbeitung dadurch unrechtmäßig wird. Dafür genügt eine Mail an hello@squadrai.com.
Jede Person kann sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.
Wir treffen keine Entscheidungen, die allein auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen und rechtliche Wirkung für die Person haben. Die Assistentin schlägt vor, ein Mensch entscheidet.
Diese Erklärung tragen wir nach, wenn sich die Cloud oder das Recht ändert. Die Fassung steht oben. Eine neue Fassung zeigen wir beim nächsten Anmelden.
Fassung: 2026-10-06
Stand: Entwurf, die Prüfung durch einen Anwalt steht aus.